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Mypeople Doc : outil pour la gestion des RH

Activé juin 25, 2021 - 5 minutes de lecture
Mypeople Doc : outil pour la gestion des RH

La gestion du capital humain d’une entreprise nécessite la réalisation de plusieurs tâches au quotidien et l’utilisation d’un grand nombre de paperasses. Pour faciliter la tâche aux RH et améliorer leur productivité, certains organismes n’hésitent pas à utiliser des logiciels comme Mypeople Doc. Quelle est l’utilité de cet outil et quelles sont ses fonctionnalités ?

Qu’est-ce que Mypeople Doc ?

Mypeople Doc est une plateforme créée en 2008 qui aide les entreprises à effectuer une gestion efficace de toutes leurs opérations en RH et à communiquer facilement avec leurs employés. Ainsi, cet outil en ligne permet d’avoir accès à tous vos documents en les réceptionnant par voie électronique. Contrairement à un simple courriel, ce service vous assure l’intégrité des documents reçus ainsi que l’identité de l’expéditeur.

En effet, un mail ne garantit pas la validité sur le plan juridictionnel des documents électroniques. Ceci, à cause de l’absence d’horodatage et de signature, et de l’impossibilité de connaître l’identité réelle de l’émetteur. Alors que tous les documents que vous recevez par Mypeople Doc sont horodatés et signés électroniquement afin de prouver leur légitimité. Outre l’assurance de la pérennité du logiciel et de la confidentialité des documents traités et envoyés, le service vous donne la garantie que vos données personnelles sont bien protégées et donc en sécurité. De plus, c’est la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo qui est chargée de l’archivage des documents.

Se voulant rapide, fiable, performante et écologique, Mypeople Doc est aujourd’hui utilisé par de nombreuses enseignes reconnues telles que Canal +, Total, Starbucks France, Banque Accord, Bouygues Telecom, etc. Chaque année, le nombre d’utilisateurs augmente et ce sont des millions de documents qui font l’objet d’un traitement par cet outil. Par ailleurs, le service est accessible via les smartphones et les tablettes.

Comment fonctionne Mypeople Doc ?

Chaque utilisateur de Mypeople Doc possède un coffre-fort électronique personnel. Vous pouvez y déposer divers documents comme les fiches de paie et autres. Vous avez la possibilité de les renommer et de les classer via un système de libellés, afin de naviguer facilement parmi vos fichiers. Vous pouvez également effectuer des partages de documents de votre coffre-fort à des tiers. Cependant, les documents conservés ne doivent pas peser plus de 250 Mo et la capacité de l’espace de stockage est de 10 Go.

En outre, l’utilisateur peut retirer les documents qu’il ne souhaite plus conserver en les mettant dans la corbeille. Toutefois, il peut toujours récupérer ceux qu’il a supprimés par erreur en procédant à leur restauration. Pour que la suppression soit définitive, il faudra vider la corbeille. La liaison d’un compte à un ou plusieurs employeurs est aussi possible. Ceux-ci peuvent alors envoyer différents types de documents et à chaque dépôt, l’utilisateur reçoit un email de notification.

Par ailleurs, Mypeople Doc vous permet d’avoir accès à votre historique d’action. Celui-ci est conservé sur une durée de 30 jours pour vous permettre de vérifier régulièrement les actions effectuées sur votre compte et de détecter les éventuelles intrusions par des personnes tierces. Dans l’historique, vous pouvez retrouver la connexion à votre compte, les tentatives de connexion qui n’ont pas abouti, le téléchargement et la visualisation d’un document. Chaque action est accompagnée de la date et de l’heure à laquelle elle a été effectuée.

Mypeople Doc est un outil en ligne qui aide dans la gestion des ressources humaines et facilite la communication interne au sein des entreprises. Pensée pour être pratique et performante, cette solution simplifie la tâche aux RH et optimise leur productivité.

Quels sont les avantages proposés par Mypeople Doc ?

Mypeople Doc présente plusieurs avantages selon ses concepteurs. En premier lieu, il y a l’amélioration de la productivité des RH. La plateforme permet aux services des ressources humaines d’accompagner les employés à tout moment et en tout lieu, que ce soit pour une simple demande ou une situation plus compliquée. L’intégration de l’outil à votre SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) permet d’automatiser tous les processus manuels et de faire une gestion active des documents des salariés.

La prise de conscience des besoins et des attentes de vos équipes RH vous permet d’apporter rapidement des solutions concrètes et adéquates à leurs problèmes, et ainsi d’augmenter leur productivité.

De plus, en utilisant cet outil, vous bénéficiez :

  • D’une importante diminution du transport physique des documents : cela vous permet de passer moins de temps à les classer ou à les chercher
  • D’une économie de papier et d’un gain de place considérable : en recevant vos documents de façon électronique, vous utilisez, gérez et conservez moins de papier
  • D’une grande sécurisation de vos documents : le coffre-fort personnel est très bien protégé
  • D’un gain de temps : grâce à l’outil, la réception des documents est rapide et l’accès est facilité