Entreprise : comment mettre en place la dématérialisation de vos factures ?
Vous cherchez à réduire l’encombrement du papier, à simplifier la gestion des factures de votre entreprise et à économiser du temps et de l’argent ? Si oui, la dématérialisation est alors la voie à suivre. Elle offre aux sociétés un large éventail d’avantages tout en réduisant les émissions causées par tout le papier utilisé dans votre processus de facturation. Voici comment passer à la facturation électronique dans votre entreprise.
La dématérialisation des factures : quels avantages pour les entreprises ?
La dématérialisation de la facturation est un excellent moyen pour les sociétés de moderniser leurs processus comptables et même de faire des économies à long terme. En passant à la facturation numérique, les entreprises ont la possibilité de réduire les coûts associés à l’utilisation de factures physiques, tels que les frais d’envoi ou d’impression. Elles peuvent également utiliser des paiements électroniques automatisés qui leur feront gagner du temps et augmenteront la satisfaction des clients.
La dématérialisation des factures permet aussi de réduire considérablement la paperasse tout en améliorant la précision des données et la tenue des registres. Cette méthode offre par ailleurs une meilleure visibilité des problèmes potentiels liés aux comptes fournisseurs et à la trésorerie. De plus, il s’agit d’un geste écologique qui contribue à sauver des arbres en éliminant le besoin de documents physiques et en réduisant le gaspillage de papier. Cela peut notamment être intéressant pour les sociétés inscrites dans une démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises). L’utilisation de la facturation électronique est ainsi un excellent moyen pour les entreprises de toutes tailles d’être plus organisées et plus efficaces.
Comment mettre en place la dématérialisation de vos factures ?
La dématérialisation des factures est de plus en plus populaire dans les entreprises et il existe de multiples façons de la mettre en place. Le processus consiste essentiellement à transférer les données des factures des documents physiques vers un logiciel dédié. La première étape consiste à sélectionner une entreprise spécialisée qui fournit des services de gestion des données numériques. Elle peut aider votre société à passer à la dématérialisation de vos factures. Elle vous proposera ainsi une solution pour :
- numériser les anciens documents de manière automatique,
- exporter les écritures comptables,
- archiver vos factures.
Grâce à un logiciel de dématérialisation, vous aurez un seul et même endroit pour accéder à vos factures. Toutes vos données nécessaires seront ainsi stockées et sécurisées sous forme numérique pour une consultation ultérieure. Ce processus est relativement complexe et l’expertise d’experts vous aide à faire face à tout obstacle ou problème que vous pourriez rencontrer en cours de route. Cela rendra la mise en œuvre beaucoup plus fluide.
Les avantages de la facturation électronique par rapport à celle papier
Il est indéniable que la facturation électronique présente de nombreux avantages par rapport à la facturation papier. Le plus évident est qu’il est beaucoup plus efficace et pratique d’envoyer et de suivre les factures par voie électronique. Cela peut permettre aux entreprises d’économiser beaucoup de temps et d’argent à long terme. La facturation électronique est également souvent plus précise, ce qui permet d’éviter les erreurs de facturation et les litiges.
Elle est aussi beaucoup plus efficace. Il est ainsi plus rapide de créer et d’envoyer une facture par internet, comme il est plus facile d’en assurer le suivi. Avec les factures papier, il y a toujours le risque qu’elles soient perdues ou endommagées. Ce n’est pas le cas avec la dématérialisation, car les factures sont stockées en toute sécurité sur votre ordinateur ou sur le cloud. Le passage à l’électronique peut par ailleurs aider les entreprises à être plus respectueuses de l’environnement en réduisant leur dépendance à l’égard du papier et de l’encre. De nombreux clients préfèrent aussi recevoir leurs factures par voie électronique. C’est instantané et pratique et ils peuvent facilement en sauvegarder ou en imprimer une copie pour leurs dossiers.
Entreprise : conseils pour optimiser votre processus de digitalisation
Optimiser le processus de facturation électronique dans une entreprise ne doit pas être compliqué. Commencez par vous familiariser avec les outils et logiciels de dématérialisation mis à votre disposition afin de maximiser le potentiel de l’automatisation. Avec ces informations en main, créez un flux de travail efficace pour gérer les factures tout au long de leur cycle de vie. Cela va de la réception au traitement, en passant par la vérification et la validation de tous les points de saisie des données. Réfléchissez également à la manière dont les erreurs ou les divergences dans les factures seront identifiées et suivies. L’automatisation des contrôles de validation permettra d’éviter les erreurs avant qu’elles n’apparaissent dans le cycle de facturation.
De plus, la transparence est essentielle. Assurez-vous que les fournisseurs sont convaincus que leurs factures sont traitées efficacement en leur donnant un aperçu de l’état d’avancement de chacune d’entre elles. Facilitez le processus en veillant à ce que votre personnel ait accès à des conseils et à des ressources claires sur la manière de traiter tout type de problème rapidement et avec précision. En mettant en œuvre ces stratégies simples, vous serez en mesure de rationaliser vos activités de facturation électronique pour une meilleure efficacité.
L’avenir de la facturation électronique en France
Avec le nombre important d’entreprises qui se lancent dans la numérisation et la dématérialisation, il est inévitable que la facturation électronique devienne la norme. Le gouvernement français a renforcé la réglementation pour rationaliser les processus financiers et réduire les risques. Il a ainsi créé les conditions idéales pour que la facturation électronique prenne son essor. La loi de finances de 2020 a d’ailleurs fixé de nouvelles normes en matière de transaction des sociétés. Le fait que la facturation numérique devienne la norme facilite ainsi les échanges, notamment avec le gouvernement qui a pour objectif de mieux gérer la TVA en évitant la fraude. Pour la dématérialisation des factures et pour celles assujetties à la TVA, le calendrier est le suivant :
- les grandes entreprises en 2024,
- les ETI (entreprises de taille intermédiaire) en 2025,
- les TPE (très petites entreprises) et PME (petites et moyennes entreprises) en 2026.
Les progrès technologiques rendent également l’envoi et la réception de factures électroniques plus simples que jamais. Cette évolution aura par ailleurs des effets positifs sur le paysage économique français. En passant à la facturation électronique, les entreprises peuvent en effet économiser du temps et de l’argent qui auraient été consacrés à la paperasserie et à la saisie manuelle des données. Cette évolution vers la numérisation est ainsi une excellente nouvelle pour la France.
