Facturation : définition, mentions obligatoires et outils

La facturation est un pilier de la gestion d’entreprise, que vous vendiez des biens ou des services. Au-delà de sa fonction commerciale, elle répond à des obligations légales strictes, notamment en matière fiscale. Une bonne maîtrise de la facturation permet non seulement d’éviter des sanctions, mais aussi d’assurer une gestion plus fluide de votre activité.

Qu’est-ce que la facturation ?

Une facture est un document à la fois commercial et comptable. Elle décrit en détail les prestations réalisées ou les produits vendus : nature, quantité, prix, conditions de règlement, etc.
Elle peut prendre différents noms selon le contexte : on parle de quittance après un paiement ou de note lorsqu’elle est destinée à un particulier.

Émise par le vendeur, la facture est obligatoire pour chaque transaction entre professionnels et doit être conservée pendant 10 ans. Elle sert de preuve juridique, permet de comptabiliser l’opération dans les comptes de l’entreprise et constitue un support pour collecter ou déduire la TVA.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Pour qu’une facture soit valide, elle doit comporter certaines informations. Parmi elles, vous devez notamment faire apparaître : 

• La date d’émission de la facture ;
• Le numéro unique de la facture, qui doit suivre une séquence chronologique continue ;
• Le nom, l’adresse et le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise émettrice ;
• Le nom ou la dénomination sociale, l’adresse et, le cas échéant, le numéro de TVA du client ;
• La description détaillée des produits ou services fournis ;
• La quantité et le prix unitaire de chaque bien ou prestation ;
• Le montant total hors taxes (HT) et le montant toutes taxes comprises (TTC) ;

• Le taux et le montant de TVA applicables ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire de l’émetteur (et du client, si applicable) ;
• Les conditions de règlement (délai, mode de paiement, pénalités de retard…) ;
• La mention d’exonération de TVA, si applicable (ex. : « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les auto-entrepreneurs).

☝️ À noter : En cas d’absence ou d’erreur sur une seule de ces mentions, vous encourez des sanctions financières pouvant atteindre 75 000 €, voire 150 000 € en cas de récidive.

Le logiciel de facturation en ligne : une solution simple et efficace pour gérer votre facturation

Gérer sa facturation manuellement peut rapidement devenir source d’erreurs, surtout quand l’activité prend de l’ampleur. Pour gagner en rigueur et en efficacité, de nombreuses entreprises se tournent vers un logiciel de facturation en ligne.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?

Un logiciel de facturation est un outil numérique pensé pour simplifier la gestion administrative des entreprises, généralement accessible depuis un navigateur internet.

Un logiciel comme Indy permet de :

• Créer des factures conformes en quelques clics ;
• Automatiser les calculs de TVA et l’ajout des mentions obligatoires ;
• Suivre en temps réel l’état des paiements ;
• Relancer automatiquement les clients en retard ;
• Conserver et archiver les factures de manière sécurisée.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation en ligne ?

Utiliser un logiciel de facturation présente plusieurs avantages significatifs. 

Tout d’abord, il permet de gagner un temps précieux en automatisant des tâches répétitives telles que la création de factures, l’envoi de relances et la gestion des paiements.

Il assure également une conformité légale totale en veillant à ce que chaque facture respecte scrupuleusement les normes fiscales en vigueur, et protège ainsi l’entreprise contre de potentielles pénalités.

Grâce à un suivi en temps réel des paiements, le logiciel de facturation en ligne facilite la gestion de la trésorerie et permet d’envoyer des relances automatiques en cas de retard, ce qui simplifie la gestion des créances.

Enfin, grâce à son accessibilité en ligne, vous pouvez consulter vos données à tout moment et depuis n’importe quel appareil, tout en bénéficiant d’une protection optimale des informations grâce à des protocoles de sécurité avancés.

Comment bien choisir son logiciel de facturation ?

Le choix de votre outil dépend de la taille de votre activité, de votre secteur et de vos besoins. Voici les critères à prendre en compte :

• La simplicité d’utilisation : un logiciel intuitif est essentiel pour éviter les erreurs et ne pas perdre de temps ;
• La personnalisation : optez pour une solution qui vous permet de personnaliser vos factures (ajout de votre logo, choix des couleurs, modification du format, etc) ; 
• La conformité légale : vérifiez que le logiciel intègre automatiquement toutes les mentions obligatoires ;
• La compatibilité avec votre comptabilité : certains outils permettent d’exporter les données vers votre logiciel comptable ou de les transmettre à votre expert-comptable ;
• Le support client : un service client réactif peut faire la différence en cas de doute ou de blocage.