Facturation en ligne pour votre entreprise : l’essentiel à savoir
La facturation en ligne est un processus de création, d’envoi et de gestion des factures électroniques via internet. Contrairement à la facturation traditionnelle qui utilise des documents papier, elle est basée sur des outils informatiques. Plus précisément, ce sont des logiciels et des solutions digitales qui la rendent possible. La facturation en ligne est devenue une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles. Outre le fait de s’adapter facilement aux besoins des structures, elle offre de nombreux autres avantages dont votre société peut également profiter. Avant de vous lancer, il convient de rassembler le plus d’informations possible sur cette méthode.
La facturation en ligne, un excellent moyen d’être payé plus rapidement
Lorsque vous optez pour la facturation en ligne, vous faites le choix d’un moyen d’être payé plus rapidement. Autrement dit, lorsque vous découvrez ou redécouvrez la facturation en ligne à l’aide d’un logiciel, vos finances ne peuvent que mieux s’en porter. Plusieurs points permettent d’expliquer un tel effet.
La rapidité de la facturation en ligne pour votre entreprise
La facturation en ligne est beaucoup plus rapide que la facturation papier. Cette méthode vous permet en effet d’envoyer des factures instantanément par e-mail ou par le biais d’un portail en ligne. Vos clients les reçoivent donc en un temps record et les délais d’attente sont éliminés. Ils peuvent ainsi les régler aussi vite que vous les envoyez.
L’accessibilité
Les factures en ligne sont beaucoup plus accessibles que celles papier. Elles peuvent être consultées à tout moment et depuis n’importe où et grâce à tout type d’équipement :
- un ordinateur,
- une tablette,
- un smartphone.
Un client peut ainsi prendre connaissance de sa facture, quelles que soient les circonstances. S’il est en déplacement par exemple, il lui est possible de l’avoir sur son téléphone. Il pourra par conséquent prendre les dispositions nécessaires pour vous payer même s’il n’est pas immédiatement disponible. Avec une facture traditionnelle, cela n’est pas envisageable.
La facturation en ligne et l’automatisation
Facturation en ligne rime avec automatisation. Il est éventuellement possible d’envoyer des rappels de paiement automatiquement aux clients. Il suffira de les programmer dans votre logiciel. Il s’agit d’une fonctionnalité qui vous aide à accélérer les paiements. De plus, dans certains cas, les factures peuvent être intégrées à un système de paiement en ligne. Il n’est alors pas exclu que vos clients règlent ce qu’ils vous doivent en ligne, à distance.
Le suivi des factures de votre société
La facturation en ligne favorise un suivi en temps réel des paiements. Grâce à des interfaces intuitives, vous pouvez savoir si des factures sont payées ou non. Il est, de fait, plus simple pour vous de prendre rapidement les dispositions nécessaires pour relancer les clients concernés et obtenir les paiements. Le niveau de suivi dont vous profitez vous donne une vision globale du traitement de vos factures, ce qui est un atout majeur.
Comment mettre en place la facturation en ligne pour votre entreprise ?
Lorsque vous prenez conscience de tous les bénéfices que vous pouvez tirer de la facturation en ligne, sa mise en place devient votre prochaine étape. Pour qu’elle soit effective, vous devez tout de même procéder de façon méthodique. On retrouve en effet différentes phases par lesquelles vous devrez passer pour intégrer la facturation en ligne à vos processus.
Évaluez les besoins de votre entreprise
Avant de choisir une solution de facturation en ligne, il est important d’évaluer les besoins de votre société. Vous devez considérer le volume de facturation, le type de factures ou encore le processus de paiement. Toutes les particularités de votre structure et de son activité doivent être prises en compte. Avec ce travail de réflexion, vous avez la possibilité de faire le point de vos attentes en ce qui concerne la facturation en ligne. Nous vous recommandons de faire une liste claire des exigences auxquelles la solution idéale devra répondre.
Choisissez une solution de facturation en ligne
En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir une solution de facturation en ligne qui convient le mieux à votre entreprise. Il existe de nombreuses possibilités, allant des outils gratuits aux logiciels plus complets et payants. Vous aurez par ailleurs à examiner quelques critères pour vous assurer de prendre la bonne décision. Tout abord, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités de l’outil. Elles doivent être en accord avec l’usage que vous prévoyez d’en faire.
Elles doivent également inclure des options indispensables comme la création rapide de factures et de devis. Il faut aussi que vous ayez accès à des tableaux de bord qui vous permettent de piloter votre structure grâce à des indicateurs clés. Certaines solutions offrent même des fonctionnalités pour la gestion de votre base de données clients. Ensuite, il est opportun de vérifier que le logiciel de facturation est facile à utiliser. C’est un aspect essentiel qui vous fera gagner beaucoup de temps. Vous n’aurez pas à vous tracasser pour comprendre et assimiler son fonctionnement. Il en sera de même pour vos équipes.
Par ailleurs, il n’est pas superflu de vous assurer que la sécurité des données est garantie. Enfin, pensez à vous renseigner sur la tarification. Comparez les différents plans tarifaires proposés par les solutions de facturation en ligne. Assurez-vous de comprendre les frais associés à chaque plan. Vérifiez également s’il existe des offres gratuites ou des périodes d’essai pour tester la solution avant de vous engager. La compatibilité de la solution avec d’autres outils que vous utilisez est un autre point à ne pas négliger.
Configurez votre compte
Une fois que vous avez choisi votre solution de facturation en ligne, vous devrez configurer votre compte. Cela implique de créer des modèles de facture, de configurer les options de paiement et d’ajouter vos informations d’entreprise. Vous pourrez aussi personnaliser l’interface utilisateur dans certains cas. Il suffira de prendre les dispositions pour vous approprier l’outil de facturation en ligne de votre choix. Dès que ce sera fait, rien ne vous empêche de commencer à en faire usage. Il est possible que la configuration de votre solution de facturation implique l’intervention de professionnels. Si tel est le cas, alors vous aurez éventuellement des frais à engager pour l’installation. Les meilleurs outils sont toutefois ceux qui s’adaptent facilement à vos systèmes.
Conseils pour tirer le meilleur parti de la facturation en ligne
Si vous décidez d’intégrer la facturation en ligne à vos processus, vous les améliorerez à plusieurs niveaux. Il est cependant possible d’aller encore plus loin en tirant le meilleur parti de votre logiciel. Pour ce faire, vous pouvez appliquer quelques conseils simples. Il est par exemple judicieux d’utiliser des systèmes de paiement en ligne. Ils vous permettent de recevoir les paiements plus rapidement et plus simplement. De plus, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les factures en retard et éviter ainsi les problèmes de trésorerie. Une autre astuce qui porte ses fruits consiste à suivre attentivement les paiements.
De cette façon, vous pouvez distinguer en un instant les factures payées de celles qui ne le sont pas encore. Utilisez des rapports de facturation pour suivre les paiements et les clients qui ne paient pas à temps. Par ailleurs, vous pouvez utiliser des numéros de facture uniques. Ils sont indispensables pour identifier rapidement chaque facture. Avec un bon logiciel, vous n’aurez pas à vous en inquiéter. Chaque facture générée sera automatiquement associée à un numéro. Outre toutes ces précautions, pensez aussi à personnaliser vos factures. L’objectif est qu’elles reflètent l’image de marque de votre entreprise.
Ajoutez votre logo et utilisez des couleurs et des polices de caractères qui correspondent à votre structure. Vous rendrez ainsi vos factures simples à reconnaître par vos clients. Vous leur montrerez par la même occasion que vous êtes une société professionnelle. Lorsque vous définissez votre modèle de facture en ligne, faites en sorte qu’il soit clair et concis. N’y introduisez que des informations nécessaires.
