Les bonnes pratiques pour instaurer une communication professionnelle fluide

Au sein de nombreuses entreprises, les employés doivent désormais composer avec des délais de livraison plus courts. Cela complique l’exécution de certains projets, et les communications autour d’eux. Pourtant, des échanges fluides constituent le socle d’une organisation parfaitement fonctionnelle. La transmission de mauvaises informations peut donner lieu à des quiproquos, ou des erreurs aux impacts financiers considérables. Mettre en place une bonne stratégie de communication ne nécessite pas des efforts insurmontables. Voici les pratiques recommandées par les experts.

Choisir les bons canaux de communication

Vos collaborateurs auront énormément du mal à échanger, s’ils ignorent les procédures ou des cadres à privilégier. Plusieurs entreprises se compliquent inutilement la tâche par la multiplication des canaux de communication comme :

• Les messageries instantanées ;
• Les e-mails ;
• Les appels ;
• Etc.

Cela entraine une dispersion et le manquement des données les plus importantes. La baisse de la productivité est une conséquence évidente de cette situation. Pour éviter d’en arriver là, les managers doivent plutôt instaurer des règles faciles à suivre. L’usage d’un mail professionnel est impératif pour les discussions formelles et leur traçabilité. La messagerie instantanée devrait être réservée à des fins urgentes ou des réunions sommaires.

Les assemblées ne devraient pas se tenir pour n’importe quel motif. Il vaut mieux les garder pour des sujets ou discussions qui requièrent une implication de tous les collaborateurs. Cette classification limite le flot d’information, et aide le personnel à accéder aux données utiles.

Privilégier l’écoute active et les retours

Communiquer dans le contexte d’une entreprise n’équivaut pas seulement à échanger des informations. Cela fait également intervenir la capacité à collecter et traiter les données fournies par d’autres collaborateurs. Être doté d’un bon sens de l’écoute constitue un réel avantage en entreprise pour faciliter la communication. Dans le cas contraire, cette situation risque de se produire. Concrètement, quelles sont les actions recommandées ?

Dès la réception d’une information, essayez de la reformuler pour confirmer sa bonne compréhension. En cas de doute, il est préférable de questionner l’interlocuteur au lieu d’émettre des suppositions. Dans une entreprise dont vous êtes le manager, encouragez les retours même quand ils concernent des prises de décisions passées. Il est possible que l’un de vos collaborateurs ait décelé une irrégularité. Cette démarche crée une ambiance favorable au crédit, qui réduit les refoulements causés par les omissions.

Créer un environnement transparent

Les échanges professionnels manqueront de fluidité s’ils n’ont pas lieu dans un cadre de confiance. Faire comprendre le bien-fondé de certaines décisions est le meilleur moyen d’avoir l’adhésion des collaborateurs. En pratique, cela revient à partager les données majeures dès leur réception. Il ne sert à rien de les limiter à un petit groupe, et créer un sentiment d’exclusion chez les autres collègues.

Prenez le temps d’expliquer les raisons qui fondent une décision, et ne vous contentez par de promouvoir sa mise en œuvre. Dans la mesure du possible, allez vers les collaborateurs pour mieux calibrer certaines interactions. Ce cadre transparent alimente la notion d’appartenance, et élimine les obstacles des mutations.

Mettre en avant la franchise et la sobriété

L’efficacité d’un message se mesure à sa facilité à être compris dès les premières minutes. Multiplier les longs e-mails ou les notes floues n’optimise pas les processus en entreprise. Au contraire, cela ne fait qu’engendrer d’importantes pertes de temps et la naissance d’incompréhensions. Au lieu de cette approche, il vaut mieux aller directement au but dès le début du message. Il ne sert à rien de perdre le destinataire dans un flot de phrases pour ne rien dire de concret.

Le contenu doit être articulé autour d’une bonne structure. Pour cela, privilégiez des paragraphes concis, des listes à puces, etc. Les documents les plus volumineux pourraient comporter un sommaire. Ce dernier facilitera grandement leur exploration. Quel est le vocabulaire conseillé dans ce contexte ? Faites dans la simplicité, et évitez des terminologies trop techniques. Elles peuvent être employées uniquement dans le cas où tous les participants aux échanges les comprennent.