Logiciel de paie : le point sur les différents types

Lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise, la gestion de la paie de vos employés revêt une importance capitale tant pour vous que pour vos collaborateurs. Lorsqu’elle est bien faite, elle vous permet de garder de bonnes relations avec vos équipes et de maintenir leur motivation. Pour la faciliter, voire l’améliorer, vous avez la possibilité de vous tourner vers des logiciels de paie. Il s’agit d’outils numériques qui visent l’optimisation des processus liés à cet aspect de votre entreprise. Il en existe plusieurs types parmi lesquels opérer un choix. Faisons le point sur chacun d’entre eux.

Les logiciels de paie gratuits

À titre de rappel, un logiciel de paie est un outil informatique avec lequel vous avez la capacité de faciliter le processus de paie de vos employés. Bien entendu, celui-ci comporte plus d’une étape. En fonction du type de logiciel utilisé, vous aurez la possibilité d’accélérer plus ou moins ceux-ci. Pour ce faire, vous pouvez par exemple compter sur les logiciels de paie gratuits.

Une solution économique

Le logiciel de paie gratuit est parfaitement indiqué pour votre entreprise, si celle-ci a un budget limité. Son usage n’est en effet associé à aucuns frais et vous apporte une plus-value non négligeable. Il vous suffit, pour commencer à l’utiliser, de trouver le logiciel idéal et de procéder à son intégration sur vos terminaux. Bien entendu, vous devrez faire attention aux conditions d’utilisation.

Ces dernières peuvent varier d’un logiciel à un autre. Nous vous recommandons donc de vous assurer qu’elles vous conviennent avant de faire votre choix. Il peut arriver par exemple que le logiciel ne soit disponible en version gratuite que pour une certaine période. Il s’agit généralement de la période d’essai. Cela veut dire qu’après ce délai, vous serez dans l’obligation de choisir une option d’abonnement. Il existe toutefois des solutions gratuites avec lesquelles vous n’aurez pas à vous en soucier. Elles vous donnent accès à leurs fonctionnalités indéfiniment, sans condition.

Des fonctionnalités limitées

Un logiciel de paie gratuit se distingue également par ses fonctionnalités relativement limitées. Autrement dit, en choisissant l’option gratuite, vous avez certaines restrictions quant aux fonctionnalités accessibles. Cependant, celles dont vous pouvez faire usage servent parfaitement vos objectifs dans une certaine mesure. À titre illustratif, ce genre de logiciel vous permet d’éditer rapidement et efficacement vos fiches de paie. Toutefois, cette édition ne peut être faite que sur un nombre de fiches réduit. Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas excéder la dizaine de fiches de paie. C’est la raison pour laquelle les logiciels de paie gratuits sont particulièrement adaptés pour les PME qui ont des effectifs peu importants.

Avec un logiciel de ce type, vous pouvez quand même gagner du temps et être plus efficace. La gestion assistée des fiches de paie vous évitera de passer par de nombreuses tracasseries. Vous pourrez avoir vos fiches prêtes à temps pour que vos collaborateurs soient tous rémunérés au bon moment. Étant donné que tous les éditeurs de solutions de gestion de paie gratuites ne sont pas identiques, les fonctionnalités accessibles peuvent varier elles aussi. Vous pouvez même en avoir plusieurs avec une version gratuite. Tenez donc compte de cela si vous comptez en choisir une. N’hésitez pas non plus à comparer les fonctionnalités proposées par les différents logiciels gratuits.

Un service client minimal

Les services auxquels vous avez accès avec une solution gratuite constituent également un élément qui la différencie des autres. Avec ce type de logiciel, vous ne bénéficiez pas de la liberté de contacter le service client à votre guise. Cela est dû au fait que les fonctionnalités que vous utilisez sont les plus simples et ne posent, en théorie, pas de souci de prise en main. Les éditeurs les plus prévoyants mettent à votre disposition des guides et des démonstrations (vidéos ou images). En plus de faciliter votre utilisation du logiciel, cela vous permet de vous l’approprier rapidement.

Les logiciels de paie standards

Le logiciel de paie standard diffère de celui dit gratuit de diverses manières. Sa fonction n’en fait pas partie. Il est, lui aussi, un logiciel conçu pour faciliter la gestion de la paie dans votre entreprise. Si vous désirez en utiliser un, vous n’aurez aucun mal à trouver celui qui vous convient le mieux.

Un outil payant

La première différence à noter entre un logiciel de paie gratuit et un autre standard est le caractère payant de ce dernier. La solution de gestion de paie standard exige en effet que vous engagiez des frais pour pouvoir en profiter pleinement. Autrement dit, vous aurez besoin de définir un budget en accord avec l’usage que vous prévoyez d’en faire.

Dans la plupart des cas, plusieurs offres sont disponibles pour un seul logiciel. Elles correspondent aux divers niveaux de privilèges et de facilités dont vous pouvez bénéficier. Il s’agit d’un élément que vous devez prendre le temps d’étudier pour être sûr de choisir l’offre la plus appropriée à votre entreprise. Si vous arrivez à définir celle qui s’adapte parfaitement à votre objectif, alors vous pourrez tirer le meilleur de votre outil et de tous les avantages qui vont avec.

Des fonctionnalités plus nombreuses

Les fonctionnalités que vous pouvez utiliser représentent également une différence majeure entre les deux types de logiciels de paie. Avec un logiciel de paie standard, le nombre de fonctionnalités est en effet plus élevé. Elles vous permettent de faire tout ce dont vous avez besoin pour une meilleure administration des rémunérations. Les restrictions sont également moins handicapantes pour votre entreprise. Le nombre de fiches de paie traitées est largement augmenté par exemple.

Il est possible que vous ayez également un aperçu de certaines statistiques qui vous donnent une vision globale de votre gestion. Quel que soit votre domaine d’activité, cela peut s’avérer très utile. De plus, le logiciel standard se veut adapté à tous les types d’entreprises. Ses fonctionnalités complètes sont susceptibles d’aller aussi bien à une petite qu’à une grande entreprise. Toutefois, celles-ci restent strictement liées à la paie et ne prennent pas en compte d’autres paramètres qui peuvent l’affecter.

Des services complémentaires

Opter pour un logiciel de paie standard revient à avoir plus de services qu’avec un logiciel gratuit. Le service client par exemple est joignable par divers canaux et reste disponible pour vos préoccupations et vos questions. Même s’il n’est pas exclusivement dédié à votre satisfaction, il reste présent pour vous orienter dans votre utilisation du logiciel. Il est également possible qu’avec un logiciel standard, vous ayez droit à un service d’installation sur vos différents terminaux. Cela dépend tout de même de la solution que vous aurez choisie. L’éditeur peut se charger d’envoyer des experts mettre à jour vos systèmes afin d’en assurer la compatibilité avec l’outil.

Les logiciels SIRH

Les logiciels SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) sont les solutions de gestion de paie les plus complètes que vous puissiez utiliser. Avec de tels outils, vous avez l’assurance de faire de votre gestion de la paie une formalité. Leurs différences avec les logiciels de paie gratuits et les logiciels de paie standards résident dans leurs points forts.

Des fonctionnalités avancées

Un logiciel SIRH dispose de fonctionnalités très avancées qui s’occupent de tous les aspects de la gestion de la paie. C’est d’ailleurs cette particularité qui constitue sa plus grande différence avec les autres types de logiciels de paie. Avec une solution SIRH, la gestion de la rémunération et les données des ressources humaines sont en effet parfaitement synchronisées. Cela est d’autant plus important que ces informations affectent directement la paie de vos collaborateurs. Vous avez :

• les congés,
• les absences,
• les notes de frais,
• le temps de travail qui est incorporé à la mise à jour des fiches de paie.

Elle est effectuée au fur et à mesure par vos équipes, ce qui limite votre gestion à leur simple validation.

Il apparaît donc clairement que le temps gagné est énorme et que les erreurs sont rares, voire inexistantes. Un logiciel SIRH se base sur toutes les données insérées pour générer automatiquement les fiches de paie et effectuer tous les calculs nécessaires. Si vous faites bien votre choix, vous aurez une solution qui fait évoluer les processus en fonction de la législation en vigueur.

Avec un logiciel SIRH, toutes les données concernant les ressources humaines et les fiches de paie sont centralisées. De fait, vous y avez accès en quelques clics seulement. Pour plus de facilité, elles sont généralement affichées à travers un tableau de bord détaillé. À cela s’ajoute une sécurité de données garantie.

Des coûts plus importants

Si vous désirez ajouter une solution SIRH à votre gestion de la paie, vous devrez prévoir un budget plus ou moins conséquent. Ce type de logiciels est en effet payant et peut s’avérer plus coûteux qu’un logiciel de paie standard. Cela est tout à fait normal compte tenu de la panoplie de fonctionnalités fournies. Il n’est cependant pas exclu de pouvoir ménager votre budget. Pour cela, nous vous suggérons de comparer les offres de différents éditeurs. Vous en trouverez forcément une qui convient à vos finances.

Il en ressort que les principaux types de logiciels de paie se distinguent grâce à trois caractéristiques. Vous avez en première position le coût de leur usage. L’utilisation des logiciels de paie peut être associée ou pas à des frais. En deuxième position, il y a le nombre de fonctionnalités utilisables. Il varie d’un type de logiciel à un autre. En dernière position se trouvent les services complémentaires auxquels vous avez droit.