Quels sont les avantages de choisir un téléphone cloud pour votre PME ?
Pour rester performante et compétitive, une entreprise, notamment une PME, doit mettre en place des leviers de transformation digitale. Lorsqu’il est question de cette thématique, beaucoup pensent aux initiatives relatives au marketing. Mais, une bonne transition concerne toutes les stratégies de l’entreprise, y compris la téléphonie. Alors, quelle est l’importance de choisir le téléphone cloud pour votre PME ?
Les principes du téléphone cloud
Le téléphone cloud est un système de téléphonie exclusivement dématérialisé. Il est basé sur la VoIP (Voice over Internet Protocol, ce qui veut dire « transmission de la voix par internet »). Il est hébergé sur des serveurs distants dans le cloud et ceux-ci sont gérés par le fournisseur de services du téléphone cloud. Comme vous pouvez le voir sur le site Enreach, ces fournisseurs permettent aux entreprises de bénéficier de solutions de communication unifiées. Via un tableau de bord en ligne, vous pouvez gérer tout votre système téléphonique professionnel. Vous pouvez par exemple contrôler les transferts d’appel, les numéros de téléphone, l’ajout de nouveaux utilisateurs, etc.
Les utilisateurs du téléphone cloud utilisent la connexion internet pour passer les appels. Cela peut se faire à l’aide de téléphones IP spécifiques compatibles avec le téléphone cloud ou d’applications de softphone installées sur des ordinateurs. Il est aussi possible de se connecter à l’aide des appareils mobiles ou via une intégration avec un standard téléphonique existant.
Lorsqu’un utilisateur effectue un appel, celui-ci est acheminé via internet vers les serveurs du fournisseur du téléphone cloud. Les serveurs traitent ensuite l’appel et le transmettent à destination. Il peut s’agir d’un autre utilisateur du téléphone cloud, d’un téléphone fixe ou d’une application de communication. Pour le bon fonctionnement d’un téléphone cloud, il faut donc une bonne qualité de connexion internet.
Les avantages du téléphone cloud
Le téléphone cloud offre de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises. Découvrez-en quelques-uns.
Améliorez la qualité de vos communications avec votre clientèle
En comparaison avec la téléphonie traditionnelle, le système cloud a pour avantage d’être plus fiable. La téléphonie cloud est plus disponible. Grâce à cette technologie, vous pouvez proposer de larges plages horaires de disponibilité. Il est plus facile pour vous d’organiser les renvois d’appels vers l’une de vos lignes disponibles. Cela vous permet d’assurer une communication externe plus efficace.
Avec le système de téléphonie cloud, la qualité des communications dans une entreprise est optimale. Les clients deviennent plus confiants, car ils savent qu’ils peuvent vous joindre à tout moment et communiquer efficacement. Vous restez ainsi plus compétitif.
La mobilité et l’intégration avec d’autres outils
Un autre avantage de la téléphonie cloud est la gestion de vos appels même en déplacement professionnel. Grâce à cette technologie, vos employés peuvent se connecter à leur système téléphonique depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet. Cela signifie que vos collaborateurs peuvent utiliser leur téléphone de bureau, leur ordinateur portable ou même leur smartphone pour passer et recevoir des appels professionnels. Avec le téléphone dématérialisé, il n’y a pas de limite spatio-temporelle. Même en cas de voyage, la communication est maintenue avec l’entreprise. Cela facilite grandement le travail à distance et la collaboration.
De plus, les systèmes de téléphonie cloud peuvent être intégrés à d’autres outils et logiciels que votre entreprise utilise déjà. Il peut s’agir par exemple des systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou des applications de collaboration et de productivité. Cela favorise une meilleure synchronisation des données et une efficacité accrue.
La réduction des coûts et l’évolutivité
La réduction des coûts est un avantage majeur qu’offre le téléphone cloud aux petites et moyennes entreprises. Pour utiliser les systèmes de téléphonie traditionnels, il est souvent nécessaire de faire des investissements initiaux importants. Ceux-ci peuvent être liés à l’achat de lignes téléphoniques ou d’équipements. Mais, en optant pour un système dématérialisé, vous évitez tous ces coûts initiaux qui peuvent être très élevés. Grâce à vos connexions internet existantes, vous pouvez facilement passer et recevoir vos appels. Vous réalisez ainsi des économies importantes sur les coûts de communication.
De plus, les solutions du téléphone cloud sont hautement évolutives et peuvent donc s’adapter à la croissance de votre entreprise. Vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques en fonction de vos besoins, sans avoir à faire face à des contraintes matérielles.
Fonctionnalités avancées et facilité de gestion
Les systèmes de téléphonie cloud offrent en général une large gamme de fonctionnalités avancées. Nous pouvons citer entre autres :
- l’attribution de numéros internationaux,
- la vidéoconférence en HD et le partage d’écran,
- l’enregistrement d’appel pour parfaire la relation client,
- la réception automatique, qui permet à votre interlocuteur de joindre la bonne équipe,
- la gestion des files d’attente,
- la messagerie vocale,
- le pilotage de tous les appels depuis un ordinateur grâce à un tableau de bord.
Ces fonctionnalités peuvent améliorer l’efficacité de votre entreprise et offrir une meilleure expérience client.
Par ailleurs, la facilité de gestion est aussi un atout non négligeable du téléphone dématérialisé. Les systèmes de téléphonie cloud sont en général faciles à configurer et à gérer. Vous pouvez gérer les utilisateurs, les lignes téléphoniques et les fonctionnalités à partir d’une interface web conviviale. De plus, les mises à jour logicielles et les correctifs de sécurité sont en général pris en charge par le fournisseur de services. Cela vous libère de la gestion technique. Vous gagnez ainsi du temps que vous pouvez consacrer à d’autres activités à forte valeur ajoutée.
Comment choisir votre solution de téléphonie cloud ?
Pour choisir votre système de téléphonie cloud, il faut d’abord évaluer vos besoins. Vous devez déterminer les fonctionnalités et les capacités essentielles pour votre entreprise. Pensez aux fonctionnalités comme la messagerie vocale, la redirection d’appels et la gestion des appels en équipe. Il faut également vous assurer que la solution de téléphonie cloud peut s’adapter à la croissance de votre entreprise.
Par ailleurs, si votre entreprise utilise déjà d’autres outils de communication, vérifiez si la solution de téléphonie cloud peut s’intégrer avec ces systèmes. Il ne faut pas non plus négliger la qualité des appels. Elle est cruciale pour une bonne communication professionnelle.
En ce qui concerne l’assistance technique, assurez-vous que le fournisseur propose un bon support technique et un service client réactif. Renseignez-vous également sur les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur. Enfin, comparez les tarifs de différents fournisseurs pour choisir ceux qui vous conviennent le mieux.
