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Une délégation efficace, essentielle pour les chefs d’entreprise occupés

Le décembre 29, 2022 - 8 minutes de lecture

Un dirigeant de société est souvent débordé. En effet, de nombreuses tâches l’attendent et certaines activités ne peuvent se faire qu’en sa présence. Il s’avère alors essentiel d’instaurer une délégation efficace pour les chefs d’entreprise occupés.

L’importance de la délégation pour les chefs d’entreprise

Pour un manager, il est préférable de se consacrer uniquement aux activités relevant de son cœur de métier. Cela permet notamment de bien gérer son temps. Déléguer certaines tâches bien choisies à ses collaborateurs est alors la meilleure alternative. Il s’agit également d’un moyen d’impliquer ces derniers par un geste de confiance. Cela constitue un véritable acte de management. D’après les spécialistes de l’assistance administrative 3h18, il est aussi possible de déléguer ces tâches à des experts pour obtenir des résultats probants.

Cette démarche est également une solution permettant d’avoir une entreprise florissante. En effet, vous disposez ainsi de plus de temps pour développer celle-ci. En parallèle, l’approche aide à gagner en qualité de travail et en efficacité. De plus, le dirigeant peut voir son esprit libéré des préoccupations professionnelles et il peut davantage se consacrer à sa vie privée.

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Les moyens de déléguer efficacement pour se concentrer sur la croissance

La délégation est une solution qui peut vous apporter bien plus que ce que vous pensez. Voici notamment comment procéder progressivement à cette démarche.

Établissez des priorités

Mark Zuckerberg, le PDG de Facebook, commence toujours sa journée de travail en déterminant la tâche la plus importante à réaliser. Le reste, il le délègue à ses collaborateurs. Ainsi, il peut se concentrer sur les domaines d’activité dans lesquels il peut apporter une valeur ajoutée.

Vous aussi, dans votre démarche, vous pouvez identifier la mission primordiale à accomplir avec la matrice d’Eisenhower. Cette dernière aide à hiérarchiser les tâches selon leur urgence et leur importance. Dans ce cadre, vous pourrez utiliser votre temps de manière plus efficace.

Décidez de ce qu’il ne faut pas faire

Le regretté Steve Jobs, visionnaire d’Apple, avait également une approche similaire à la délégation. Il affirmait qu’il est tout aussi primordial de décider de ce qu’il faut éviter que de savoir ce que vous devez faire. Ici, il s’agit également d’optimiser son temps et ses capacités intellectuelles. Ainsi, il est possible de se concentrer sur des questions plus importantes et d’imaginer des stratégies de croissance à long terme.

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Laissez faire

Selon Sara Blakely, la PDG de Spanx, les dirigeants d’entreprise doivent s’habituer à déléguer les tâches au travail. Cela peut sembler difficile à réaliser, surtout si vous avez créé votre société tout seul. Cependant, pour faire grandir celle-ci, il faut la confier à d’autres. Cette dirigeante applique alors l’approche des 80 %. Cela consiste à laisser un travail à quelqu’un s’il peut le faire 80 % aussi bien que vous.

Abandonnez le micromanagement

Il est primordial d’avoir une vision claire de la direction que vous souhaitez donner à votre entreprise. Notez aussi qu’il existe plusieurs routes qui mènent vers un objectif à long terme. Selon le patron d’Amazon, Jeff Bezos, il faut être obstiné sur la vision, mais flexible sur les détails. Définissez donc clairement vos attentes en matière de normes et d’objectifs, ensuite prenez du recul. Permettez à vos collaborateurs de faire le travail à leur manière. Vous obtiendrez alors la meilleure performance venant de vos éléments les plus prometteurs.

Encouragez la créativité

La PDG de Rising Team, Jennifer Dulski, approuve totalement le style de management sans intervention. Selon elle, votre équipe doit trouver elle-même des moyens créatifs d’atteindre les objectifs commerciaux.

Ouvrez votre esprit

Notez que vous êtes peut-être le patron, mais vos idées ne sont pas forcément toujours les meilleures. Bill Gates recommande ainsi de laisser votre ego en dehors des réflexions du conseil d’administration. Faites plutôt preuve d’ouverture d’esprit lorsque vous discutez de stratégie ou quand vous échangez des commentaires avec votre équipe.

Soyez patient

Il est plus important de bien accomplir les choses que de les réaliser rapidement. Faites donc preuve de souplesse en ce qui concerne les délais et les échéances. Gardez à l’esprit qu’accélérer les tâches peut entraîner des erreurs ou des oublis. Celui qui effectue le travail risque alors d’avoir à recommencer celui-ci depuis le début. Ainsi, dans la mesure du possible, donnez à vos chefs de projets une certaine marge de manœuvre. La flexibilité à court terme permet d’éviter les problèmes à long terme.

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Communiquez

Selon Carla Williams Johnson, la patronne de Carli Communications, la clé d’une délégation réussie est un retour d’information efficace. N’hésitez donc pas à féliciter vos collaborateurs lorsqu’ils le méritent. Encouragez-les quand ils en ont besoin et offrez des critiques et des commentaires constructifs s’ils manquent leur cible. De plus, invitez votre personnel à partager leurs idées.

Gardez votre porte ouverte

De nos jours, bon nombre de dirigeants encouragent leurs collaborateurs à assumer l’entière responsabilité de leur travail. Ils font confiance à ces derniers pour la réalisation des tâches. Par ailleurs, nous vous invitons à laisser la porte de votre bureau ouverte à tous les salariés. Ceux-ci peuvent chercher des conseils, un retour d’information, une orientation ou une oreille attentive.

Collaborez

La délégation prend une tournure naturelle lorsque vous appréciez les personnes avec qui vous travaillez. Vous les voyez ainsi comme des collaborateurs et non pas comme de simples employés. Le style de gestion horizontale consiste à travailler aux côtés des gens, non au-dessus ou en dessous d’eux. Avec cette approche, la communication devient plus facile. La culture de travail disant « nous sommes tous dans le même bateau » encourage chacun à donner le meilleur de lui-même. Cela ne peut qu’être bénéfique pour l’entreprise et sa croissance.

Des conseils pour rationaliser vos processus commerciaux et gagner du temps

À l’évidence, plus le processus est simple et facile, plus vous gagnerez du temps. Voici ce que vous pouvez faire, par exemple :

  • analysez le flux de travail,
  • déterminez les domaines d’intérêt,
  • décomposez chaque processus,
  • priorisez,
  • consignez tout,
  • automatisez le flux,
  • évaluez le nouveau flux de travail,
  • restez flexible,
  • effectuez des modifications.

Essayez de changer vos processus commerciaux progressivement pour que la démarche soit une réussite.

Les avantages de la collaboration avec un assistant administratif

Vous pouvez par ailleurs déléguer vos tâches à un professionnel sans crainte.

Une aide supplémentaire dans les tâches importantes

Un assistant administratif aide son supérieur dans les tâches quotidiennes. Vous pouvez notamment lui confier les activités concernant l’administration et l’organisation. En revanche, il faut préciser que les missions de ce professionnel varient selon les sociétés. Il peut organiser les événements mis en place par la direction et s’occuper de la logistique. Il peut également émettre son avis sur une situation donnée et proposer une solution adéquate à un problème.

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Attention, un assistant administratif est différent d’un adjoint. Ce dernier peut remplacer un propriétaire d’entreprise dans la prise de décision. Le premier, quant à lui, réalise les briefings nécessaires et rassemble les éléments clés qui aideront son supérieur à décider.

Une personne polyvalente dans l’entreprise

Un assistant administratif possède en particulier des connaissances et des notions sur les sociétés en général. Il assure la circulation de l’information entre divers services. Il peut aussi faire office de secrétaire et recevoir des appels téléphoniques. Il peut également s’occuper de diverses opérations comptables et dispose de notions de droit. Il aide ainsi à établir des règles bien définies concernant l’administration.

Une meilleure organisation des rendez-vous

Un assistant administratif doit être particulièrement performant dans le cadre de l’organisation. Son rôle est, en effet, de planifier avec son supérieur hiérarchique les calendriers de la société. Il prévoit et organise les réunions, les événements, les réceptions, les rencontres sportives et les sorties au sein de cette dernière. Il travaille également en tant qu’assistant et organise les rendez-vous et les classe par ordre de priorité. Il assiste aux réunions du conseil d’administration et peut représenter l’entreprise dans les manifestations ou les événements.

Des compétences applicables dans les rédactions administratives

Le style de rédaction est très important au sein d’une entreprise, car les échanges de lettres et de documents sont réguliers. Soulignons alors qu’un assistant administratif est capable d’écrire des lettres avec des structures particulières. Il peut aussi communiquer avec vos différents clients selon la réglementation imposée. Un assistant administratif peut également rédiger des convocations pour l’assemblée générale des associés de l’entreprise. Il peut même aller jusqu’à écrire des contrats.