Chef d’entreprise : ces outils qui vous faciliteront la vie au quotidien
La gestion d’une entreprise est un vaste chantier et plusieurs activités sont à exécuter quotidiennement. Il est impensable de développer une société sans l’emploi de la technologie. De nos jours, de nombreux outils destinés à la gestion des entreprises existent. Ils sont divers et utiles sur plusieurs plans. Voici la présentation de 5 solutions numériques qui vous faciliteront la tâche au jour le jour en tant que chef d’entreprise !
Un agenda en ligne pour rester organisé
L’organisation est l’une des règles d’or de la gestion d’entreprise. De par les responsabilités qui sont les vôtres, vous êtes amené à accomplir différentes tâches au quotidien. Le risque de vous perdre dans votre planning est donc élevé. Pour vous organiser, vous faites sans doute déjà usage d’un agenda. Mais avez-vous déjà essayé la version dématérialisée de cet outil ? Pour information, elle est sans commune mesure avec un agenda papier. Elle vous offre maintes possibilités pour gérer au mieux votre temps.
Quelques clics suffisent pour établir un planning et avoir une vue panoramique sur celui-ci. Vous pouvez en effet connaître facilement les heures creuses dans vos journées et y placer des impératifs, si nécessaire. Disponible sur des plateformes spécifiques dédiées aux chefs d’entreprise, un agenda numérique vous sera aussi utile pour donner une meilleure image de votre structure. Vous éviterez notamment les rendez-vous non honorés grâce à des alertes par SMS et e-mails.
Selon la solution choisie, vous avez la possibilité de l’utiliser au service de la communication en interne. Cela favorisera en effet l’amélioration de la gestion des emplois du temps des travailleurs. Parmi les avantages d’un agenda professionnel en ligne, il y a son utilité pour l’organisation de campagnes de marketing. En fait, certaines solutions de ce type sont conçues de façon à indiquer aux entrepreneurs les activités appropriées dans des créneaux horaires donnés. Vous pouvez donc miser sur un agenda en ligne pour acquérir de nouveaux clients et fidéliser les anciens. Pour tirer au maximum parti de cette solution, optez pour une plateforme qui réunit des milliers d’utilisateurs.
Un outil de gestion de projet pour suivre vos activités
Les projets ne manquent souvent pas au sein des entreprises. Et, quelle que soit leur envergure, ils impliquent de l’investissement humain à plusieurs niveaux. En tant que dirigeant d’entreprise, il vous faut avoir un outil vous permettant de piloter avec aisance les projets. Un logiciel ou une plateforme conçu(e) à cette fin est alors tout indiqué(e). À partir de cette solution, vous avez toute latitude pour organiser avec minutie les tâches de A à Z. Le logiciel donne des détails sur les différentes activités. Chaque travailleur aura en effet une idée précise des tâches qu’il devra effectuer, pendant quelle durée et à quel moment.
Un tel outil vous offre la possibilité de partager l’information en temps réel avec tous les intervenants. Par conséquent, le suivi de l’évolution des activités est facilité pour tout le monde. Indépendamment du domaine d’activité, un logiciel de gestion de projet sera nécessaire pour planifier les tâches de manière à répondre aux contraintes de temps et de ressources. Suivant la solution choisie, vous pouvez accéder à des outils incontournables (comme le diagramme de Gantt) pour assurer une bonne gestion de projet.
Il vous sera alors facile de créer des rapports interactifs. Il existe également des plateformes dédiées aux professionnels qui permettent de localiser des équipes numériques. Selon la nature de votre projet, vous pouvez y recourir pour rassembler des collaborateurs et même des prestataires externes. Par ailleurs, un outil de gestion de projet se révèle utile pour organiser des événements d’entreprise. Vous pouvez y recourir pour un team building, un incentive, une cérémonie de lancement de produit, etc.
Un chatbot pour rendre l’entreprise accessible au public à tout moment
Un chatbot est un robot créé pour discuter avec des interlocuteurs. Il est de plus en plus utilisé par les structures commerciales. En tant que chef d’entreprise, il vous faut mettre en place un mécanisme pour maintenir constamment la conversation avec la clientèle cible. Et cet outil vous offre justement la possibilité de le faire. Il s’agit d’un agent conversationnel qui peut tenir des échanges de plusieurs minutes avec son interlocuteur.
Vous avez l’opportunité de le faire programmer selon votre activité et les éventuelles questions que les prospects et clients posent fréquemment. Avec un chatbot, vous donnez à ces derniers la possibilité de contacter votre entreprise en tout temps. Et pour cause, étant un algorithme, le chatbot est opérationnel tous les jours, 24 heures sur 24. La machine peut être chargée de fournir à ses interlocuteurs des informations de base.
Dans la plupart des cas, elle donne des renseignements à propos :
- des horaires d’ouverture,
- des produits et/ou services proposés,
- d’un éventuel événement à venir, etc.
Selon la programmation, cela peut aussi orienter les interlocuteurs par rapport à des démarches données. Le chatbot peut être conçu pour recevoir et livrer des messages écrits ou vocaux. Vous pouvez en implémenter un sur votre site professionnel, chacun de vos réseaux sociaux et/ou votre boutique d’e-commerce. Cette solution vous aidera à multiplier les points de contact avec vos potentiels clients, ce qui va dans le sens de l’optimisation des performances.
Une armoire à clés électronique pour mieux gérer vos accès
Les locaux de votre entreprise sont à protéger de toutes sortes de risques. Ils ne doivent pas être accessibles à n’importe qui et n’importe comment. Pour vous assurer de contrôler vos accès, équipez-vous d’une armoire à clés électronique. Ce dispositif se distingue du classique par ses diverses fonctionnalités dues à des technologies récentes. Une armoire à clés électronique vous offre toute latitude pour gérer les accès à distance.
Vous pouvez, par exemple, permettre à des collaborateurs de récupérer des clés, badges ou cartes magnétiques en étant très loin d’eux. En fonction de la solution adoptée, vous pourriez même ne pas avoir besoin de connexion internet pour ce faire. Une armoire à clés électronique fonctionne comme un véritable coffre-fort dont l’ouverture sera extrêmement difficile à forcer. Installé à l’entrée des locaux, le dispositif abrite des clés et les rend disponibles pour les utilisateurs lorsque le gestionnaire du système en décide ainsi.
Chef d’entreprise et assurant la gestion de l’armoire, vous aurez le loisir de fournir des codes aux personnes qui désirent obtenir des clés. Cet équipement vous sera utile si vous avez délimité sur votre site des zones réservées à une partie restreinte du personnel. Dans une entreprise industrielle ou chimique, une armoire à clés électronique sera essentielle. Il en va de même si votre structure, quelle que soit son activité, accueille souvent des prestataires externes.
Un outil pour mieux connaître votre clientèle
La clientèle cible est au cœur des actions d’une entreprise. Mieux vous connaissez la vôtre, plus vous avez de chances de la séduire. Pour cela, nous vous recommandons d’employer un outil qui permettra d’appréhender vos potentiels clients sous plusieurs aspects. Pensez notamment à adopter une solution de CRM (Customer Relationship Management). Destinée à la gestion de la relation client, elle vous permettra de mettre la main sur des informations clés et de les traiter efficacement. Ainsi, vous saurez décider des bonnes actions commerciales au moment opportun.
Un outil de CRM vous permet de collecter, par divers moyens, des données sur les prospects et clients. Vous pouvez ensuite les centraliser de manière à constituer une base de données qui vous servira de ressource pour diverses opérations. Grâce à cette solution, vous pouvez préparer les données et procéder à des analyses pour déterminer les habitudes et les comportements du public visé. À travers des méthodes comme les analyses du panier de la ménagère, de réactivation ou encore de type Next best sell, vous connaîtrez davantage votre cible.
