Événement d’entreprise : comment assurer la sécurité de votre réunion ?
Une entreprise est toujours amenée à organiser plusieurs événements tout au long de son existence. Il peut s’agir d’une soirée de lancement d’un nouveau produit, d’un séminaire, d’une fête d’entreprise, ou encore d’un team building. Toutefois, l’organisation d’un tel événement nécessite l’étude de certains critères et la considération de différents points, notamment la logistique, le choix du thème de l’événement et surtout la sécurité tout au long de la réunion. Comment donc faire pour garantir la réussite d’un événement et assurer la sécurité des participants ?
Comment planifier la sécurité des événements d’entreprise ?
Parmi les détails les plus importants à ne jamais négliger lors de la planification d’un événement figure la sécurité. Elle doit en effet occuper une place importante pour le bon déroulement de l’événement. Ce point doit être une des priorités de l’organisation, pour que les participants, les invités, les visiteurs et les organisateurs puissent vaquer en toute sérénité.
Pour procéder, il faut commencer par réaliser une évaluation complète des besoins en sécurité de l’événement. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte pour déterminer le dispositif de sécurité adéquat à déployer. En effet, un événement se déroulant en plein air ne demandera pas la même organisation qu’un événement en salle, au niveau des équipements comme avec les dispositifs à mettre en place. Le nombre d’agents de sécurité à engager varie selon le volume de participants prévus.
Il se peut que vous soyez dans l’obligation de souscrire une assurance adaptée au type d’événement à organiser. Le choix de l’assurance doit dépendre de la couverture proposée si tel ou tel incident venait à se produire. N’hésitez pas à engager de gros bras et à faire un déploiement stratégique des agents pour décourager tout acte de malveillance. Pour vous aider dans la sécurité de vos événements d’entreprises, passez par une agence de sécurité événementielle.
Confier la sécurité de votre événement à des professionnels dans le domaine vous apporte la sérénité sur son déroulement. Les experts peuvent réaliser le filtrage et la surveillance des visiteurs. Ils pourront vous aider à gérer les conflits avec courtoisie et efficacité, mais sont surtout là pour gérer efficacement le flux. Prévoir un service incendie pour veiller à ce que les issues soient toujours dégagées en cas d’évacuation d’urgence, etc.
Liste de contrôle de la sécurité des événements
Faire appel à une agence qui forme elle-même ses agents est fortement conseillé. Elle sera en mesure de vous fournir un service de qualité supérieure. Pour éviter les désagréments, il ne faut jamais limiter ses recherches aux prestataires qui proposent des tarifs attractifs. Pour la sécurité de votre événement, certaines mesures et listes de contrôle sont indispensables. Tout d’abord, il est nécessaire de contracter une assurance. Cette solution permet de couvrir la totalité des personnes et du matériel présent sur le lieu.
Il faut ensuite assurer le contrôle du lieu. Pour cela, vérifier la capacité d’accueil de l’endroit en se basant sur le Code de la construction et de l’habitation, sachant qu’il existe différentes catégories pour les établissements recevant du public. Une capacité d’accueil d’un maximum de 300 personnes est classée dans la 4á?? catégorie, de 301 à 700 dans la 3á?? catégorie, de 701 à 1500 personnes en 2á?? catégorie, et la première catégorie pour plus de 1 500 personnes. S’il s’agit d’un événement en intérieur, en plus du respect de ce Code, il faut aussi se référer au Règlement de Sécurité du propriétaire des lieux.
Parmi les points à considérer figure la prévention incendie. Pour cela, il est indispensable de vérifier la présence d’extincteurs sur place, de contrôler l’ensemble des systèmes électriques de l’endroit. S’il s’agit d’une installation provisoire, un contrôle devra être effectué par des professionnels agréés.
Il est tout aussi important de contrôler l’accessibilité des lieux. Les sorties de secours doivent être facilement accessibles, tout comme les rampes. Il faut vérifier qu’elles sont de dimensions réglementaires pour faciliter l’évacuation en cas de besoin, pour éviter les mouvements de panique de la foule. S’assurer que le lieu est adapté aux personnes à mobilité réduite.
Dans la liste de contrôle à prévoir figurent les équipes de sécurité présentes sur les lieux. Pour une réunion, par exemple, il est nécessaire de mettre en place des agents d’accueil qui vont vérifier l’identité des participants et assurer leur réception. Un agent d’accueil devra consigner la présence de chaque visiteur sur un registre dédié.
Comment sécuriser votre espace événementiel ?
Pour bien sécuriser votre espace événementiel, il faut en premier lieu avoir une bonne connaissance de l’endroit. Il est essentiel de prendre en compte l’accessibilité du lieu, en dehors des entrées principales. Il peut s’agir de fenêtres, de portes arrière qui s’ouvrent de l’extérieur, etc. Il est important d’identifier tous les points d’accès et de s’assurer que l’ensemble du personnel les connaît. Pour ce faire, vous pouvez créer un diagramme et les communiquer au personnel. Il s’agit d’un outil de compréhension visuelle par excellence, efficace, rapide et simple. Pour une réunion en plein air, le périmètre doit être parfaitement délimité, avec une clôture ou des barrières provisoires.
Procédures de sécurité pour les événements
L’un des critères exigés pour les visiteurs ou les invités d’un événement est la procédure de sécurité mise en place. Parmi les plus importants actuellement figurent les mesures de sécurité pour la prévention contre la propagation de la Covid. Vous pouvez par exemple exiger la présentation d’une carte de vaccination contre la Covid-19 à chaque participant.
Organiser un événement est une tâche fastidieuse et complexe, déterminer un rétroplanning est donc important. Pour cela, différentes étapes sont nécessaires, quelles que soient la taille et la nature de l’événement, qu’il s’agisse d’une réunion sportive, culturelle ou professionnelle. Et pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions, il est préférable d’identifier les personnes qui vont y participer.
Par la suite vient la sécurisation de tous les accès. L’organisateur doit pour cela voir à l’avance où va se dérouler l’événement, déterminer le nombre prévu de participants, se demander s’il faut faire appel ou non aux services de secours, voir la pertinence de mettre en place un service de sécurité particulier. Il est donc de la responsabilité de l’organisateur de protéger les bénévoles, le personnel, les participants, les visiteurs et l’ensemble du public qui seront présents à l’événement.
Formez votre personnel pour les événements d’entreprise
Pour la réussite de votre événement d’entreprise, une formation appropriée du personnel est cruciale. Cette formation doit se faire après l’établissement et la mise en place du plan de sécurité. Il est conseillé de former le personnel sur l’ensemble des procédures de sécurité et le tenir informé du rôle spécifique de chacun pendant le déroulement de l’événement. Tous doivent être parfaitement au courant des risques qui peuvent survenir.
Pour ce faire, vous devez convoquer l’ensemble du personnel à quelques jours ou la veille de l’événement. C’est le moment idéal pour réaliser un briefing sur l’ensemble du programme. Une dernière mise au point est impérative au plus tard 2 heures avant l’arrivée des participants, pour que la sécurité de l’événement et sa réussite soient assurées.
Le contrôle et l’enregistrement des invités
Pour assurer l’enregistrement et le contrôle des invités, certains points sont à considérer. Il est par exemple nécessaire d’installer des points d’entrée réservés aux invités, surtout s’il s’agit d’un événement recevant des milliers de personnes. Pour faciliter le contrôle, il est conseillé de disposer de plusieurs guichets. Cette solution permet d’éviter une longue queue sur le point d’accès. Les files d’attente seront réduites et la satisfaction du public assurée. C’est également très efficace pour faire barrage aux resquilleurs. Vous pouvez distribuer des objets, comme des bracelets, des badges ou des cartes à l’entrée. Ces objets personnalisés vous permettent d’identifier facilement vos invités, mais peuvent en plus vous servir d’objets marketing efficaces.
En ce qui concerne l’enregistrement, vous pouvez procéder manuellement, ou à l’aide d’outils comme le bracelet RFID, les bornes d’enregistrement, les tourniquets, les tablettes ou les scanners de code-barres. Les idées sont nombreuses, à vous de choisir en fonction du type d’événement que vous organisez.
