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Les points essentiels à ne pas oublier lors de votre journée portes ouvertes

Le mai 30, 2023 - 6 minutes de lecture

Il est aujourd’hui indispensable pour toute entreprise d’adopter une bonne stratégie de communication afin d’améliorer sa compétitivité. Les journées portes ouvertes constituent une solution idéale pour faire la publicité de votre marque. Ces événements vous permettent de promouvoir vos services tout en renforçant l’image de votre entreprise. Cependant, l’organisation d’une journée portes ouvertes est loin d’être une tâche simple. Pour garantir la réussite de ce projet, il faut faire les bons choix. Un certain nombre d’éléments sont à prendre en compte lors de l’organisation de cet événement. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour faire de votre journée portes ouvertes une réussite.

Faites la promotion de votre événement d’entreprise en ligne

Internet constitue un moyen idéal pour assurer la promotion de votre journée portes ouvertes. L’idée est de communiquer suffisamment sur l’événement afin d’avoir une forte affluence le moment venu. Vous pouvez créer une page de destination à cet effet. Celle-ci doit présenter en détail l’événement en mentionnant :

  • la date, le lieu et l’heure de l’événement,
  • les activités au programme,
  • les avantages pour les participants de la journée portes ouvertes…

Il peut être également intéressant de mettre en place un compte à rebours sur la page de destination. Vous pouvez rediriger les personnes vers cette dernière lors de vos communications par email. N’oubliez pas d’ajouter un call-to-action précis dans vos messages afin d’inciter les internautes à consulter l’adresse. Les réseaux sociaux permettent de cibler une audience précise. Créez alors un hashtag spécifique pour votre événement. Mettez-le sur les réseaux sociaux et encouragez les participants à le partager. Cela vous permettra d’optimiser la visibilité de la journée portes ouvertes. Le site web et le blog de votre marque constituent par ailleurs de bons canaux pour effectuer la promotion de l’événement.

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Louez les équipements indispensables pour le bon déroulement de la journée

L’usage d’un matériel approprié est indispensable pour offrir aux participants une expérience optimale. L’achat des équipements nécessaires représente toutefois un investissement qui pèse sur le budget des organisateurs. La location du matériel événementiel est donc une alternative parfaite pour bien vous équiper sans dépenser une fortune. Vous pouvez par exemple louer un iPad pour un usage professionnel ou une tablette Android pour la journée portes ouvertes de votre entreprise.

Utiliser votre appareil ou celui de vos collaborateurs lors d’un tel événement est souvent une mauvaise idée. Il y a de fortes chances que vous soyez interrompu par des notifications inappropriées. Dans le pire des cas, l’appareil peut subitement lancer une mise à jour. Ainsi, vous ne pouvez plus avoir accès à vos données, ce qui risque de vous faire perdre des participants au cours de l’événement. En optant pour la location d’iPad professionnels, vous serez à l’abri de ces situations.

L’appareil peut être configuré en amont en fonction de votre événement et des besoins de votre structure. Tous vos fichiers et vos applicatifs sont réalisés sur mesure. Cela vous offrira plus de flexibilité lors de la gestion de vos différentes activités pendant l’événement. Toutefois, pour avoir accès à des équipements haut de gamme, il faut nécessairement se fier à un prestataire de confiance. N’hésitez pas à consulter les avis des internautes sur la qualité des services offerts par les loueurs de tablettes pour mieux vous décider.

Prévoyez des ateliers et animations lors de la journée portes ouvertes

L’animation de l’événement doit être planifiée en détail. Vous devez éviter aux participants de s’ennuyer à votre journée portes ouvertes. Pour cela, il faut faire preuve de créativité afin de susciter l’intérêt de tout le monde.

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Rendez votre événement vivant avec des ateliers pratiques

De nombreuses activités peuvent être réalisées lors de votre journée portes ouvertes. Pour avoir de meilleurs résultats, il faut miser sur des ateliers pratiques. Les activités seront choisies en fonction de centres d’intérêt intéressants aux yeux des organisateurs. Par exemple, il serait inapproprié qu’une entreprise axée sur la mode propose un atelier de cuisine lors de sa journée portes ouvertes. En revanche, un showroom présentant un nouveau service ou produit de l’entreprise serait un choix judicieux.

Vous pouvez également organiser des visites de vos locaux pendant la journée portes ouvertes. Les participants pourront ainsi en apprendre plus sur vous et se familiariser avec vos services. Veillez à remettre un plan détaillé de la visite à chaque invité afin de lui permettre de mieux suivre. Quelle que soit l’activité choisie, il est nécessaire de prévoir un personnel formé qui puisse l’expliquer au public.

Des animations pour une journée portes ouvertes conviviale

Les animations sont indispensables pour faire de votre journée portes ouvertes une véritable réussite. Leur choix va dépendre du type de public ciblé. Voici quelques idées d’animations intéressantes pour une journée portes ouvertes.

Les caricatures numériques pour retenir l’attention

Pour rajouter du fun à votre journée portes ouvertes, vous pouvez faire appel aux caricaturistes digitales. Vos invités se verront ainsi réaliser des portraits pendant votre événement. Les caricatures peuvent être humoristiques ou réalistes. Tout dépend de vos souhaits et de ceux de votre public.

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Des accessoires pour le public

Lego géants, canots pneumatiques, ballons de baudruche… il existe plusieurs accessoires qui peuvent amuser la foule. L’idée est d’aider les invités à se sentir à l’aise et de prêter attention au message que vous souhaitez leur faire passer au cours de votre événement d’entreprise. Les accessoires à choisir vont dépendre des objectifs que vous voulez atteindre. N’hésitez pas alors à définir vos besoins afin de trouver des idées ingénieuses pour épater vos invités.

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Veillez à la sécurité et l’encadrement de l’événement

La sécurité et l’encadrement des participants de la journée portes ouvertes relèvent de vos obligations. Ces éléments font même partie de vos priorités. En plus d’assurer le bon déroulement des activités à l’ordre du jour, vous serez amené à :

  • mettre en place un service de sécurité optimal,
  • surveiller les flux et les entrées,
  • contrôler les files d’attente,
  • protéger vos biens et ceux de vos invités,
  • gérer les éventuels écarts de comportement…

Assurez-vous que vous disposez d’assez de membres pour remplir toutes ces fonctions. Vous pouvez solliciter les services d’une entreprise spécialisée pour encadrer votre journée portes ouvertes. Par mesure de précaution, il est recommandé de prendre une assurance pour l’organisation de votre événement. Une telle garantie vous couvre et vous offre plus de tranquillité dans la mise en œuvre de votre projet.