Quels documents un contrôleur fiscal peut-il exiger ?
Une vérification fiscale représente toujours un moment délicat pour une entreprise ou un particulier. Un contrôleur fiscal a pour mission de s’assurer que la fiscalité appliquée est conforme à la loi, et pour cela, il peut demander une large variété de documents justificatifs. Connaître les pièces exigibles lors d’un contrôle permet de se préparer convenablement et d’éviter de mauvaises surprises.
Les principaux documents comptables demandés lors d’un contrôle
Le contrôleur fiscal s’intéresse avant tout à la réalité des opérations financières réalisées par la société. Pour cela, il va examiner plusieurs éléments du dossier comptable qui permettent de vérifier l’exactitude des chiffres déclarés. Présenter ces documents comptables sous forme claire offre un avantage notable durant la procédure de vérification.
La présentation des livres comptables fait partie des demandes standards au début d’un contrôle fiscal. Ces registres constituent le cœur du suivi financier et sont indispensables en cas de vérification approfondie.
- Grand-livre et journaux comptables
- Fichier des écritures comptables (FEC)
- Registres financiers obligatoires
- Balance générale
Le rôle du grand-livre et des journaux comptables
Le grand-livre rassemble toutes les opérations enregistrées mois par mois. Il permet de retracer chaque mouvement financier. C’est l’outil privilégié du contrôleur pour suivre la cohérence des flux, qu’il s’agisse d’achats, de ventes ou de charges diverses.
Les journaux comptables détaillent les écritures par nature : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, etc. Chaque ligne enregistrée doit pouvoir être justifiée et correspondre à une pièce justificative comme une facture ou un contrat commercial.
Pourquoi le fichier des écritures comptables est incontournable ?
Depuis plusieurs années, le Fichier des Écritures Comptables (FEC) occupe une place centrale dans les contrôles fiscaux. Ce fichier informatique contient l’ensemble des écritures sur l’exercice concerné. Sa remise au contrôleur est obligatoire pour tous les contribuables tenus à une comptabilité informatisée.
L’analyse automatisée du FEC facilite la détection d’anomalies. Le contrôleur l’utilise pour repérer rapidement des incohérences, omissions ou éventuelles fraudes entre les différentes lignes d’écritures comptables.
Les registres obligatoires et autres justificatifs administratifs
En dehors des données purement comptables, le contrôleur fiscal peut exiger des registres légaux tenus pour des raisons administratives. Ces documents obligatoires reflètent la bonne tenue administrative de l’entreprise et servent souvent de point de départ à des recoupements avec les chiffres déclarés.
Parmi les documents attendus lors d’un contrôle, on retrouve également ceux relatifs à la vie juridique de la société et à ses transactions courantes :
- Statuts de la société et tout document juridique modifiant la structure (changement de gérant, cession de parts, etc.)
- Procès-verbaux d’assemblées générales
- Contrats divers : travail, baux commerciaux, partenariats…
Les statuts de la société et les documents juridiques
Avoir en sa possession les statuts mis à jour et les modifications statutaires s’avère essentiel. Ces documents prouvent la validité de l’existence juridique de l’entité et expliquent parfois certains mouvements de fonds ou d’actionnariat.
Ils servent aussi à vérifier la conformité des écritures relatives aux apports ou aux changements majeurs intervenus dans l’organisation de la société.
Les contrats et registres liés au personnel
Le contrôleur peut exiger les contrats de travail ainsi que le registre du personnel. Ces pièces documentent l’emploi salarié, les primes, avantages ou commissions versées. Elles permettent de s’assurer de la cohérence avec les charges sociales et fiscales déclarées.
L’examen de ces registres du personnel vise à vérifier l’application correcte des obligations en matière de déclaration, paiement des cotisations et respect du Code du travail.
Les relevés bancaires, factures et preuves de transactions
Chaque opération financière doit pouvoir être suivie jusque dans le détail. D’où la nécessité de fournir les relevés bancaires sur toute la période contrôlée. Ces documents permettent au contrôleur d’effectuer des rapprochements et de détecter d’éventuels écarts ou mouvements inexpliqués.
Les factures représentent également une source clé d’information pour démontrer la réalité des opérations déclarées et leur rattachement chronologique à un exercice fiscal précis.
Factures d’achat et de vente
Il convient de produire toutes les factures d’achat auprès des fournisseurs et les factures de vente éditées pour les clients. Ces justificatifs doivent correspondre exactement aux montants inscrits dans les livres comptables et servir de base à la TVA collectée ou déductible.
Une analyse attentive des factures aide à s’assurer qu’aucune dépense fictive n’a été intégrée, et que toutes les recettes ont bien été déclarées.
Importance des relevés bancaires
Les relevés bancaires renseignent sur l’origine et la destination des fonds. Un rapprochement bancaire régulier garantit la fiabilité du suivi financier. Lors d’un contrôle fiscal, ces documents donnent un tableau exhaustif des flux monétaires et mettent en évidence tout écart ou anomalie nécessitant une explication.
Des informations telles que virements sortants, encaissements inhabituels ou mouvements fréquents peuvent attirer l’attention du contrôleur et donner lieu à des demandes complémentaires.
Les déclarations fiscales et registres spécifiques
L’administration fiscale demande systématiquement la remise des principales déclarations fiscales remplies au cours des dernières années. Ce point concerne notamment la déclaration de résultat, la déclaration de TVA ou celles relatives à d’autres taxes et contributions.
Certaines sociétés tiennent également des registres propres à leur activité, dont le contrôleur peut demander communication si leur consultation semble pertinente pour valider une donnée fiscale.
- Déclarations fiscales (TVA, IS, CFE, CVAE, etc.)
- Registres de stocks et inventaires annuels
- Livres de paie et attestations sociales diverses
Requêtes selon la nature de l’activité
Les entreprises commerciales doivent disposer de registres de stocks permettant de justifier la variation d’inventaire. Dans d’autres secteurs, la détention de licences professionnelles ou d’autorisations réglementaires pourra être vérifiée en complément.
L’administration adapte toujours ses demandes en fonction du secteur, de la taille ou encore du régime fiscal de l’entité soumise au contrôle. D’où l’intérêt de tenir à jour tous les livres et registres financiers liés à l’activité exercée.
Suivi précis des déclarations
La concordance entre les écritures comptables, les registres et les déclarations transmises à l’administration reste l’objectif primordial du contrôleur fiscal. Disposer d’une archive complète limite les risques de redressement et facilite le traitement du contrôle.
Une bonne organisation documentaire s’avère souvent le meilleur atout pour passer cette étape administrative sans accroc et répondre sereinement à toutes les sollicitations du vérificateur.
