Utiliser un ERP dans une PME : les bonnes pratiques à mettre en œuvre

Depuis quelques années, de nombreuses PME décident de déployer un ERP pour mieux piloter leurs activités. Ce type de progiciel permet de gérer un ensemble de processus opérationnels au sein d’une entreprise, afin d’améliorer sa productivité. Il vous aidera à planifier vos activités, à prendre de bonnes décisions en fonction des informations venant des différents services de votre société. L’ERP vous offre des solutions de gestion de stocks, de comptabilité ou encore de ressources humaines.

Les critères pour bien choisir votre ERP

Le choix de l’outil ERP est important pour qu’il soit efficace au sein de votre PME. Vous devez en premier lieu prendre en compte votre activité et les métiers qui y sont liés. Certains de ces outils sont adaptés à un secteur spécifique. De ce fait, je vous conseille de faire attention à cette caractéristique.

Prenez le temps de vous renseigner sur l’intégrateur avant d’arrêter votre décision. Possède-t-il l’expérience et l’expertise nécessaire pour combler vos attentes et répondre aux besoins de votre secteur ? Depuis combien de temps existe-t-il ? Est-il indépendant ou est-il partenaire d’un éditeur ? La taille de l’intégrateur doit être proportionnelle à celle de votre société pour vous assurer d’avoir le support suffisant en cas de problème.

Ne vous précipitez pas dans votre choix, mais passez par des comparateurs et demandez des recommandations à vos contacts. Jusqu’à aujourd’hui, j’ai remarqué que l’erp microsoft Dynamics est un partenaire privilégié par les PME, ETI et les grands comptes. Proposé par TVH consulting, il s’agit d’un des leaders sur le marché.

Les règles à suivre pour développer votre ERP en entreprise

La première étape dans l’implantation d’un outil ERP sera de déterminer les besoins de votre entreprise pour chaque service. Vous pourrez ainsi rédiger un cahier des charges que l’intégrateur devra suivre méthodiquement.

Après avoir choisi le logiciel ERP adapté à votre société vient la phase de déploiement. Cette étape concerne tous les collaborateurs de votre PME. Pour que cet outil soit efficace et performant, les responsables de services ou les simples salariés qui peuvent effectuer des mises à jour sur la base de données unique doivent bien l’adopter. Cela évitera les erreurs de manipulations et leur permettra d’obtenir les bonnes informations au bon moment. N’hésitez pas à organiser des formations avec votre intégrateur pour les employés de l’entreprise qui vont avoir à travailler au quotidien avec ce dispositif.

Il n’est pas nécessaire de déployer tous les modules en une seule fois. Ainsi, le processus ne sera pas lourd pour votre société et vos collaborateurs. Commencez par les fonctions principales, puis évoluez peu à peu. Le suivi et le contrôle de l’utilisation de l’ERP devront être programmés afin de vous assurer la bonne maîtrise de l’outil par tous ses usagers.

Des ajustements peuvent être effectués au fur et à mesure en prenant en compte les rapports qui ont alors été établis. N’oubliez pas que la mise en place d’un ERP impacte l’ensemble de l’entreprise. Pensez à communiquer suffisamment sur ce projet à vos collaborateurs pour recevoir un accueil favorable de leur part.

ERP et transformation numérique : un levier stratégique

L’adoption d’un ERP dans une PME ne se limite pas à l’optimisation des processus internes : elle constitue un vecteur de transformation numérique à part entière. En intégrant vos flux de données dans un système unifié, vous favorisez une culture de la donnée dans l’entreprise, essentielle pour rester compétitif dans un environnement digitalisé. L’ERP devient alors le socle sur lequel s’appuient les projets de business intelligence, d’automatisation ou encore de gestion de la relation client plus fine.

Cette centralisation de l’information permet aux dirigeants de prendre des décisions mieux éclairées, basées sur des indicateurs précis et actualisés en temps réel. De plus, en réduisant les tâches manuelles, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi leur productivité et leur implication.

Les erreurs à éviter lors de la mise en place d’un ERP

Un déploiement ERP mal anticipé peut entraîner des retards, des surcoûts, voire un rejet par les utilisateurs. L’une des erreurs les plus fréquentes est de vouloir transposer les anciens processus dans le nouvel outil sans en profiter pour les optimiser. L’ERP est l’occasion idéale de repenser certaines pratiques, de les simplifier et de les harmoniser.

Autre piège courant : négliger l’accompagnement au changement. Même le meilleur des outils échouera s’il n’est pas correctement adopté par ses utilisateurs. Il est donc crucial d’impliquer les collaborateurs dès les premières phases du projet, en les consultant, en valorisant leurs retours et en les formant efficacement. Enfin, ne sous-estimez pas les besoins en support post-déploiement, qui garantira la pérennité du système mis en place.

Les différentes fonctionnalités ERP selon les besoins de l’entreprise