Organisme de formation : comment gérer vos certifications en distanciel ?
Dans un secteur de la formation en constante évolution, la formation à distance prend de plus en plus d’ampleur. Les établissements de formation proposent des cours par courrier et des outils pédagogiques innovants pour permettre aux apprenants d’étudier via des plateformes en ligne. Cette nouvelle façon d’apprendre donne la possibilité à ces derniers d’étudier à tout moment et en tout lieu. Cela leur permet de s’organiser librement et de s’adapter aux contraintes de leur vie professionnelle et personnelle. En tant qu’organisme de formation, l’organisation pour réussir vos formations à distance et gérer les certifications est primordiale. Pour vous aider, voici des conseils pratiques pour gérer vos certifications en distanciel.
Utilisez un logiciel de certification en ligne
Beaucoup de formations débouchent sur un titre professionnel, un diplôme ou une certification. Autant les jeunes professionnels que les experts espèrent des certifications et des qualifications à la fin de leur formation. En tant qu’organisme de formation, vous devez donc créer et planifier les certifications, afin de valider les compétences professionnelles de vos apprenants. Pour cela, vous pouvez avoir recours à un logiciel pour vos formations ou certifications en ligne.
Le logiciel de certification est en effet un outil de plus en plus utilisé dans les écoles, les lycées, les universités et les établissements de formation indépendants. Il sert à partager des devoirs, à créer des certifications en ligne, à calculer des scores et à produire des rapports de progression. Il s’agit en quelque sorte d’un logiciel d’évaluation en ligne qui présente de nombreux avantages.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de certification en ligne
Certains logiciels sont conçus pour créer des certifications en ligne, pour ainsi apprécier les connaissances et les capacités des candidats dans leurs domaines respectifs. Pour créer des certifications, vous devez rassembler, organiser et administrer un large éventail de questions sur un sujet particulier, avec divers niveaux de difficulté.
Grâce à ces logiciels, vous pouvez utiliser des indicateurs importants pour produire des rapports sur les certifications. Vous serez également à même d’analyser les données collectées pour générer des informations pertinentes pour votre établissement. Ces outils vous permettront également de gérer les détails qui concernent les participants, notamment leurs informations personnelles, leurs matières, leurs notes et leurs calendriers.
Les avantages d’un logiciel de certification en ligne
Les logiciels de certification sont souvent perçus comme une manière de se prémunir contre les inconvénients des évaluations traditionnelles au stylo et sur papier. Ils sont de plus en plus populaires, parce qu’ils présentent de nombreux avantages.
Un gain de temps et des économies de papier
L’organisation des certifications n’est pas une tâche facile. Cela nécessite la mise en œuvre de nombreuses évaluations que chaque examinateur devra approuver. Grâce à ce type de logiciel, vous pourrez accéder à une plateforme collaborative pour concevoir des épreuves de certification. Avec cette solution, vous n’aurez donc plus à imprimer chaque version des documents. De plus, vous pouvez envoyer rapidement par e-mail, les certifications en ligne à des pairs.
Un calcul rapide des scores
Les logiciels pour certification permettent également de calculer les scores en temps réel lorsqu’un candidat fournit ses réponses. Autrement dit, les examinateurs n’auront pas à calculer les scores de façon manuelle. D’un autre côté, les candidats auront accès à leurs résultats peu après la fin des épreuves.
Le déroulement des épreuves et les notes sont sécurisés et fiables
Avec un logiciel pour certification, les épreuves sont davantage sécurisées qu’avec les certifications réalisées sur papier. Un système fiable et performant est mis en place pour limiter le nombre des utilisateurs autorisés à accéder aux sujets avant le déroulement des épreuves. C’est un bon moyen de réduire les fuites et les tricheries. Quant aux scores, ils sont stockés de façon sécurisée et les candidats ne peuvent visualiser que leurs propres notes.
Comment permettre aux candidats de passer les certifications de n’importe où ?
Les candidats peuvent passer les certifications à distance de n’importe où. Ils n’auront donc pas à se rendre forcément dans un centre de certification. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les candidats qui habitent les régions rurales ou éloignées. Il en est de même pour les personnes qui ont des problèmes de mobilité ou de transport.
La programmation des tests peut se faire à un moment qui convient au candidat. Il pourra ainsi concilier ses obligations académiques avec ses responsabilités familiales ou professionnelles. C’est également un réel avantage pour les apprenants adultes ou ceux qui étudient à temps partiel.
La mise en place d’un processus d’évaluation
Pour permettre aux candidats de passer des certifications où qu’ils soient, vous pouvez mettre en place un processus leur permettant de choisir la langue à utiliser dans les interfaces. Ils pourront ainsi sélectionner la langue souhaitée parmi les nombreuses options de langue proposées. Si la langue de leur choix ne figure pas parmi les options proposées, ils vous contacteront pour faire ajouter la langue manquante.
Un autre point important est la définition des frais de participation. Les candidats doivent payer ces frais pour avoir accès au processus d’évaluation.
Il va également falloir que vous définissiez la méthode de vérification d’identité à effectuer pour la participation des candidats aux certifications. Cette méthode d’authentification peut se faire de différentes manières, à savoir :
- l’authentification avec code d’invitation (un code d’invitation unique est automatiquement généré pour que chaque candidat puisse accéder au processus de certification en ligne),
- l’authentification avec identifiant national, identifiant scolaire, code PIN ou mot de passe,
- l’authentification avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Vous avez aussi la possibilité de retirer l’étape d’authentification du processus d’évaluation. Dans ce cas, tous les visiteurs de votre plateforme pourront participer à vos tests et certifications.
Les exigences techniques pour passer une certification surveillée à distance
La certification à distance se fait sur inscription. Les candidats doivent avoir à leur disposition :
- une pièce avec porte fermée (l’entrée de la porte doit être dans le champ de vision de la caméra),
- un ordinateur (portable, de bureau ou un Mac) avec webcam et microphone,
- une connexion internet fiable et stable avec un bon débit,
- un smartphone avec caméra (en mode silencieux pour éviter que les notifications sonores ne les dérangent lors de la composition des épreuves de certification).
Avant de choisir l’option de la certification à distance, les candidats doivent confirmer que leur équipement et leurs systèmes sont compatibles.
Le jour J, il est important que ces derniers soient présents et prêts à démarrer les épreuves de la certification bien avant le début de la séance. Ils auront accès à une plateforme dédiée. Aucun document, site, photo ne doit être ouvert ou accessible sur le bureau de leur ordinateur. Les applications personnelles sur le smartphone doivent aussi être fermées. De même, aucune personne ne doit être présente dans la pièce ou ne doit entrer lors de la composition.
Pour assurer le bon déroulement des épreuves, la plupart des plateformes utilisent un réseau avec câble. Toutefois, il est tout à fait possible d’utiliser le réseau sans fil (wifi). Dans ce cas, les candidats doivent être le plus proche possible de leur routeur pour avoir un bon signal.
Mettez en place un système de surveillance antifraude
En général, la façon la plus courante de tricher est de chercher les réponses dans un autre onglet du navigateur. Le candidat copie la question et la colle dans un moteur de recherche pour trouver la réponse. Une autre astuce que certaines personnes utilisent pour tricher consiste à envoyer des questions du test par messagerie instantanée. Il suffit donc d’envoyer des bouts de textes, des captures d’écran ou des photos prises avec un smartphone pour demander les bonnes réponses.
Pour empêcher les tricheries lors des certifications en ligne, vous devez donc mettre en place un système de surveillance à distance allié à un système antifraude.
Les nouvelles technologies pour mettre fin à la tricherie
Pour beaucoup de personnes, les certifications en ligne favorisent la tricherie. Avec la mise à disposition des nouvelles technologies, on peut penser qu’il est impossible d’empêcher complètement la tricherie. Cependant, certaines astuces existent pour rendre la tricherie dans vos tests en ligne encore plus difficile que lors d’un test sur papier.
Avec la technologie anti-triche, il est possible de faire passer des tests de manière sécurisée et équitable. Vous trouverez des solutions d’évaluation complètes, des outils d’aide à l’encadrement des candidats lors des certifications ou des dispositifs de surveillance comprenant un système alimenté par l’IA.
La surveillance automatique pour des certifications à distance en toute sécurité
Grâce à des fonctionnalités telles que la surveillance automatique et la surveillance directe, il est aujourd’hui possible de réaliser des certifications à distance en toute sécurité. Il suffit d’opter pour un système de surveillance basé sur l’IA et le tour est joué ! De nombreuses institutions universitaires utilisent d’ailleurs cette option, parce qu’elle facilite l’authentification des pièces d’identité et permet de surveiller quotidiennement un grand nombre de tests.
Il est donc possible de lancer la session avec un examinateur pour observer les candidats en direct.
Les examinateurs peuvent donc être sollicités pour garder un œil sur les participants à l’aide d’un logiciel doté d’une fonctionnalité de partage d’écran. Vous pouvez aussi opter pour d’autres mesures très efficaces à savoir :
- la surveillance des entrées et des sorties vocales de l’appareil du candidat,
- le blocage de tous les accès aux sites web,
- l’enregistrement de l’image de la webcam et le contrôle du flux après les épreuves de certification,
- l’analyse des comportements des participants, basée sur l’IA.
Les outils de surveillance en ligne utilisent donc des données humaines et des données d’intelligence artificielle pour rendre le système imbattable. Vous pouvez aussi opter pour un outil de création de certification en ligne qui ne donne pas la possibilité aux candidats de copier-coller le texte. Vous les empêcherez ainsi de chercher les réponses dans un nouvel onglet.
Automatiser la notation des tests, c’est possible ?
Les examinateurs utilisent généralement beaucoup de temps et d’énergie pour noter des tests et des devoirs. En plus des contraintes de temps, ces tâches peuvent également être soumises au stress et à l’erreur humaine. Pour évaluer les copies, vous pouvez opter pour un système basé sur l’automatisation de la notation des tests. Si la certification comprend des questions à choix multiples, celles-ci peuvent être automatiquement évaluées. L’examinateur ou le correcteur pourra ensuite vérifier et évaluer les réponses libres ou les cases cochées qui font l’objet de doutes.
Après l’évaluation des questions ouvertes et l’évaluation de toutes les copies, plusieurs rapports sont mis à votre disposition. Vous aurez par exemple accès à un rapport automatique en PDF. Ce document présente une analyse des questions, des statistiques et un avis à l’égard des apprenants avec une ébauche des scans originaux si nécessaire.
Le système permet également de générer automatiquement des confirmations de participation et des certificats. Vous aurez ensuite accès à un tableau des résultats automatiquement généré, ce qui vous permettra de publier les résultats. Cependant, vous avez aussi la possibilité d’envoyer les résultats aux participants par courriel. Les candidats pourront entrer en possession des scans originaux des copies papier, dès qu’ils seront archivés. Ils seront ainsi facilement consultables grâce à l’identifiant du participant.
L’importance pour votre organisme de rester en conformité avec la législation
Le paysage de l’éducation et de l’apprentissage professionnel est soumis à des exigences réglementaires. L’objectif est de mettre en place des normes de qualité et de garantir la transparence et la légitimité des établissements éducatifs. Pour fonctionner légalement en tant qu’organisme de formation, vous devez donc soumettre vos programmes à un processus d’accréditation ou de certification. N’hésitez donc pas à vous renseigner à propos de l’accrochage certificateur, afin de soumettre vos opérations à une agence d’accréditation qui se chargera de les évaluer !
En France, la certification QUALIOPI est par exemple reconnue comme un label de qualité incontournable pour les organismes de formation. Son rôle est de garantir que les organismes de formation proposent des formations d’excellente qualité qui pourront satisfaire les bénéficiaires. En proposant une formation de grande qualité reconnue par un organisme certificateur, vous vous différenciez de vos concurrents. Une telle certification présente donc un réel avantage compétitif sur le marché de la formation professionnelle.
Pour obtenir la certification QUALIOPI, votre organisme doit se soumettre à un processus d’évaluation approfondi. Les différents aspects de votre fonctionnement doivent être examinés, de la conception des programmes de formation à l’évaluation des résultats, en passant par la qualification des formateurs.
